공문서 격식체 작성 완벽 가이드
한국의 공문서·보고서·품의서는 일정한 격식체 규약을 따릅니다. 행정안전부 ‘행정업무의 운영 및 혁신에 관한 규정’과 ‘공공언어 바로 쓰기 안내서’에 따르면, 공문서는 명료성·간결성·정확성·격식성의 4대 원칙을 지켜야 합니다. 본 도구는 일상 표현을 자동으로 격식체로 치환해 신입사원·공무원 시험 준비생·창업 초기 단계 사업자에게 유용합니다.
주요 변환 규칙
| 일상 표현 | 격식체 |
|---|---|
| 저희, 우리 | 본인, 당사, 본 부서 |
| 너, 당신 | 귀하, 귀 기관 |
| ~했어요 / ~해요 | ~하였습니다 / ~합니다 |
| ~할게요 / ~할 거예요 | ~하겠습니다 / ~할 예정입니다 |
| 좀, 약간, 진짜 | 다소, 매우 / (삭제 권장) |
| ~인 것 같아요 | ~으로 사료됩니다 / ~으로 판단됩니다 |
| 때문에 | ~으로 인하여 / ~에 따라 |
| 그래서 | 이에 / 따라서 |
보고서체(개조식) 작성법
보고서는 ‘개조식’으로 작성합니다. 종결어미 ‘-함’, ‘-임’, ‘-요’를 사용해 간결하게 정리하며, 주어를 생략하고 핵심만 나열합니다. 예: “회의를 진행함 / 검토 결과 보완 필요함 / 차주 재논의 예정임”. 개조식은 의사결정자가 빠르게 파악해야 하는 임원 보고에 특히 효과적입니다.
피동 표현의 적절한 사용
공문서는 피동형을 통해 책임 주체를 흐릴 수 있어 행정 문서에 자주 쓰입니다. 예: ‘조사를 했다’ → ‘조사가 진행되었다’. 다만 과도한 피동(이중 피동)은 ‘번역체’로 분류되어 지양합니다. ‘되어지다’, ‘만들어지다’는 사용하지 마세요.
자주 묻는 질문 (FAQ)
Q. 보고서체와 격식체는 어떻게 다른가요?
A. 격식체(-습니다)는 공문·메일·연설용이고, 보고서체(-함, -임)는 내부 보고서·기획안용입니다. 전자는 ‘읽는 사람을 직접 대면’하는 어조이고, 후자는 ‘사실을 압축 전달’하는 어조입니다. 상황에 맞춰 본 도구의 격식 수준을 선택하세요.
Q. 격식체로 바꾸면 무조건 좋은가요?
A. 아닙니다. 사내 메신저·캐주얼 메일에서 ‘-습니다’만 쓰면 거리감을 줍니다. 격식체는 외부 공문, 상급자 보고, 공공기관 제출 문서에 적합하며 내부 일상 소통에는 ‘-요’ 정도의 친근체가 자연스럽습니다.
Q. 개조식에서 한 문장이 너무 길어지면?
A. 개조식의 핵심은 ‘한 항목 = 한 사실’입니다. 한 문장이 50자를 넘으면 의미 단위로 분할해 항목으로 나누세요. 또한 항목 첫머리에 핵심 키워드(추진·검토·완료 등)를 배치하면 가독성이 크게 향상됩니다.